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Excel 必备 5 种图表技能!避开「圆饼图禁忌」,直条图

Excel 必备 5 种图表技能!避开「圆饼图禁忌」,直条图 用Excel製作图表,可以将资料化繁为简,更容易分析和决策,但关键是你的图表要做得够好。圆饼图有製作的禁忌,直条图和组合式图表也各有调整的小技巧:

(本文出自《经理人月刊》特刊:110 招搞定 EXCEL 报表)
用Excel製作图表,可以将资料化繁为简,更容易分析和决策,但关键是你的图表要做得够好。圆饼图有製作的禁忌,直条图和组合式图表也各有调整的小技巧:(延伸阅读:Excel 内建按钮竟能这样用!高手私藏 5 个小祕诀,让报表更专业)

1. 圆饼图/表示各项目占整体资料的比例,忌过度细分

圆饼图又称为派图(pie chart)。常见的问题是资料项目过多,导致圆饼图被切得细碎,难以一眼读懂。

以下教你进一步整理资料,让图更加清楚。

Excel 必备 5 种图表技能!避开「圆饼图禁忌」,直条图经理人特刊 第 28 期 110 招搞定 EXCEL 报表 把要绘成图的资料由大至小排序,判断哪些项目数据过小在偏低的第 7 名资料前插入一列「其他」,加总第 7~10 名的销量选取要製成图表的资料点选「插入」索引标籤里想要的圆饼图按图表右侧的「+」,勾选「资料标籤」的「资料图说文字」

Tips
资料以图例表示,还需要一一比对,不如直接在图表上说明每块颜色代表的意义和数值。

2. 折线图/强调趋势变化,可用虚线表示预测值

适合用来表现资料「随时间演变的趋势」,例如某公司3年内各季的营业额变化,或是一整年股票价格的涨跌。

在报告和提案时,也可以使用虚线呈现资料未来的可能发展。比方说,你希望提报举办周年庆活动,预计可让来店人数大幅增长,那就使用折线图来表示过去的资料以及未来预期。

Excel 必备 5 种图表技能!避开「圆饼图禁忌」,直条图经理人特刊 第 28 期 110 招搞定 EXCEL 报表Excel 必备 5 种图表技能!避开「圆饼图禁忌」,直条图经理人特刊 第 28 期 110 招搞定 EXCEL 报表 选取要製成图表的资料点选「插入」索引标籤里想要的折线图5~6 月为预测值,指定此线段,按滑鼠右键后可调整线段颜色再选择「虚线」后就大功告成

3. 直条图/为了比较资料间的差异,适时调整座标轴

直条图可以「比较」不同资料的差异,常见的应用是比较集团各子公司某个月的销售表现。不过有时资料之间差距不大,绘成直条图后高度差不多,不容易看出区别。

想在报告时强调差异,应适时调整「纵轴间距」。下面以 B 产品在某企业 3 个电商平台的销量为例:

Excel 必备 5 种图表技能!避开「圆饼图禁忌」,直条图经理人特刊 第 28 期 110 招搞定 EXCEL 报表 选取要製成图表的资料点选「插入」索引标籤里想要的直条图点击纵轴数值右侧出现「座标轴格式」,把「範围」最小值调整成 250,系统会自动调整最大值

Tips
「範围」指的是纵轴数据的最大值和最小值,预设最小值为 0。我们可以提高基準,让图表的差距拉大。「单位」则是格线的间距,调大「主要」的值,同样能放大差异。

4. 组合式图表/融合不同单位的数据,一张表就能读

有时图表中的资讯较多,单位又不相同,难以用基础的图形表达。最常见的例子是想一次看出某公司的业绩、利润与利润率的消长,数值单位有「元」和「百分比」,这时以进阶的「组合式图表」,直接整合多项资讯。

Excel 必备 5 种图表技能!避开「圆饼图禁忌」,直条图经理人特刊 第 28 期 110 招搞定 EXCEL 报表 选取要製成图表的资料点选「插入」索引标籤里、组合图的「群组折线图─折线图于副座标轴」

Tips
组合式双轴图有资料过于複杂、难以理解的风险,建议只有在资料有高度关联性,如业绩及利润率,才适合採用。

5. 百分比堆叠直条图/呈现「同项目」在不同时间的比例变化

当比较的数据一多,一个数据就绘成一个直条图,就会过于複杂,这时可考虑将资料整併成堆叠直条图。

举例来说,想要比较某产品第二季在 4 间公司的市占率趋势,因为资料是百分比时,推荐使用百分比堆叠直条图化繁为简。

Excel 必备 5 种图表技能!避开「圆饼图禁忌」,直条图经理人特刊 第 28 期 110 招搞定 EXCEL 报表 选取要製成图表的资料点选「插入」索引标籤里的「百分比堆叠直条图」点选「设计」索引标籤里的「切换栏列资料」

Tips
当资料有两种(公司、月),系统会先自动判断哪种资料该是横轴。如果预设结果不如你意,只要让图表中的栏列资料互换即可。